Si tienes en mente desarrollar un evento para tu empresa por algún motivo en especial, es muy importante que antes de tomar cualquier decisión, consideres los siguientes puntos:
- Define un objetivo: No quieras hacer un evento solamente por hacerlo; algún trasfondo debe tener. Recuerda que para que un objetivo esté correctamente definido, debe ser específico, medible, realizable, realista y limitado en tiempo.
- Define tu presupuesto: Puedes solicitar a tus proveedores todas las cotizaciones que quieras, pero si desde un inicio no tienes un presupuesto claro y definido, éste puede salirse de control.
- Complementa tu evento con una estrategia de comunicación: Para que tu evento sea exitoso debes pensar en una cosa muy importante ¿cómo lo vas a comunicar?
- Previamente:
- Cómo anunciarás tu evento
- Cómo realizarás la convocatoria
- Durante:
- Qué comunicarás durante el evento
- Cómo comunicarás tu mensaje clave
- Posteriormente:
- Qué seguimiento darás al evento
- Previamente:
- Selecciona a un líder de proyecto: Es muy importante que exista una persona encargada de dar seguimiento a la coordinación de tu evento. Las tareas por realizar (aunque parezcan sencillas) llegan a ser minuciosas, cada detalle cuenta, por lo cual, si no tienes una persona encargada del seguimiento total de tu evento, éste puede no lograr su objetivo.
- Checklist: Durante la preparación de tu evento debes desarrollar un checklist, una lista puntual y detallada de cada aspecto y rubro de tu evento, así te aseguras que nada faltará.
- Agenda: No olvides desarrollar la agenda de tu evento, y aunque muchas veces las cosas pueden no llegar a salir en tiempo, tú debes tener muy claro el desarrollo del mismo, desde la preparación, hasta el día del evento.
- ¿Tienes un Plan B? ¿Qué tal que algo se llegara a complicar el día del evento? Nunca está de más tener un Plan B… un ¡por si acaso!
Asegúrate de tener al equipo correcto, estudia bien a tus proveedores antes de contratarlos, pero lo más importante es que disfrutes el proceso.